会議室

このページでは、あすぴあで貸出しを行っている会議室利用の案内をしています。
会議室は利用登録団体が利用できます。

会議室の設備

長机１３台、椅子４２脚、黒板、
インターネット回線２か所
スクリーン　教卓

利用時間の区分

１.午前9時から正午まで （午前）
２.午後1時から午後5時まで （午後）
３.午後6時から午後9時まで （夜間）

利用回数

利用時間の区分を１コマとして、１団体の予約利用回数は１か月あたり８コマまでとします。ただし、利用したい日の１週間前から当日までは、利用回数の制限なく申込みができます。

利用申込み

「会議室等利用申請書」に必要事項を記入して、以下に従って申し込んでください。申請は、窓口、電子メール、ファクシミリで受け付けます。申請書はあすぴあ窓口にあるほか、こちらからダウンロードできます。

会議室等利用申請書

申込み受付

１.抽選申込み
利用しようとする日の前々月の１０日から１９日までの間に申し込んでください。
２０日（休館日の場合は翌営業日）午前１０時に一括して利用を承認する作業をします。２つ以上の団体から申し込みが重なったコマがあった場合は、以下の（ア)（イ)の方法であすぴあ職員が抽選を行います。

（ア)はじめに、申請各団体1コマ目から４コマ目までの利用申請のうち、申請が重複している時間の区分について、くじを引いて利用承認団体を決めます。

（イ）4コマ目までの承認団体決定後、各団体が申請する５コマ目から８コマ目までの利用申請のうち、申請が重複している時間の区分について、くじを引いて利用承認団体を決めます。
承認・非承認の結果は「結果通知」として各団体申込者へ、ファクシミリ、電子メールまたは封書でお送りします。

２.先着申込み
利用しようとする月の前月の初日（その月初めての営業日）から利用当日までの間に申し込んでください。窓口では午前９時から午後５時まで受け付けます。電子メールとファクシミリは、受信の日付が初日以降のものを、午前９時以降あすぴあで確認した時点で受け付けます。
注意：抽選申込期間終了後、２０日から翌月初日の前日までの間は申込を受け付けませんのでご了承ください。

３.電話申込み（仮予約となります）
利用しようとする前月初日午後から当日まで、電話による仮予約の申込みを受け付けます。受付時間は、初日は午後１時から午後５時まで、初日以外の営業日は午前９時から午後５時までです。
電話申込みと同時刻に窓口での利用申込みがある場合は、窓口の利用申込みを優先します。
電話申込みから１週間以内に、窓口または電子メール・ファクシミリで利用申請書を提出してください。１週間以内に申込みを行わない場合は自動的にキャンセルとなります。

（２）「利用承認書」の交付
①「結果通知」で利用可なコマの通知を受けとった団体は、利用当時までの間に窓口に「結果通知」と「登録証」を提示して「利用承認書」を受け取ってください。
②窓口で先着申込みをした場合はその場で承認書をお渡しします。

（３）利用当日の手続き
①「会議室等利用団体登録証」と「結果通知」を窓口に提示して「会議室利用報告書」用紙を受け取ってください。
②利用終了後は部屋を整頓し、「会議室利用報告書」に記入して窓口にお出しください。

(４)キャンセル
キャンセルをする場合は、できるだけ早く支援センターに連絡をしてください。無断キャンセルをくり返すと、利用を制限することがあります。

（５）特例（３か月前からの予約受付）
講師等、団体の外部者との事前調整や長期的な広報活動などが必要であることが資料などで確認できるものについては、１団体、年１回、連続３コマまでに限り、３か月前からの予約を受け付けます。個別に判断いたしますので、申込み前に余裕をもってご相談下さい｡

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