会議室

このページでは、あすぴあで貸出しを行っている会議室利用の案内をしています。
会議室は利用登録団体が利用できます。

会議室の設備

あすぴあ会議室
長机13台、椅子42脚、黒板、
インターネット回線2か所
スクリーン 教卓

利用時間の区分

1.午前9時から正午まで (午前)
2.午後1時から午後5時まで (午後)
3.午後6時から午後9時まで (夜間)

利用回数

利用時間の区分を1コマとして、1団体の予約利用回数は1か月あたり8コマまでとします。ただし、利用したい日の1週間前から当日までは、利用回数の制限なく申込みができます。


利用申込み

「会議室等利用申請書」に必要事項を記入して、以下に従って申し込んでください。申請は、窓口、電子メール、ファクシミリで受け付けます。申請書はあすぴあ窓口にあるほか、あすぴあのホームページからもダウンロードできます。



会議室等利用申請書


申込み受付

1.抽選申込み
利用しようとする日の前々月の10日から19日までの間に申し込んでください。
20日(休館日の場合は翌営業日)午前10時に一括して利用を承認する作業をします。2つ以上の団体から申し込みが重なったコマがあった場合は、以下の(ア)(イ)の方法であすぴあ職員が抽選を行います。

(ア)はじめに、申請各団体1コマ目から4コマ目までの利用申請のうち、申請が重複している時間の区分について、くじを引いて利用承認団体を決めます。

(イ)4コマ目までの承認団体決定後、各団体が申請する5コマ目から8コマ目までの利用申請のうち、申請が重複している時間の区分について、くじを引いて利用承認団体を決めます。
承認・非承認の結果は「結果通知」として各団体申込者へ、ファクシミリ、電子メールまたは封書でお送りします。

2.先着申込み
利用しようとする月の前月の初日(その月初めての営業日)から利用当日までの間に申し込んでください。窓口では午前9時から午後5時まで受け付けます。電子メールとファクシミリは、受信の日付が初日以降のものを、午前9時以降あすぴあで確認した時点で受け付けます。
注意:抽選申込期間終了後、20日から翌月初日の前日までの間は申込を受け付けませんのでご了承ください。

3.電話申込み(仮予約となります)
利用しようとする前月初日午後から当日まで、電話による仮予約の申込みを受け付けます。受付時間は、初日は午後1時から午後5時まで、初日以外の営業日は午前9時から午後5時までです。
電話申込みと同時刻に窓口での利用申込みがある場合は、窓口の利用申込みを優先します。
電話申込みから1週間以内に、窓口または電子メール・ファクシミリで利用申請書を提出してください。1週間以内に申込みを行わない場合は自動的にキャンセルとなります。

【抽選申込み、先着申込み及び電話申込みの流れ】
前々月 前月~利用月利用当日
10日から19日まで
(抽選申込み期間)
前月の初日(初めての営業日)から
利用当日まで
(先着申込期間)
※電話仮予約受付は初日午後1時から
手続きの方法
  • 抽選申込みは窓口(営業日の午前9時から午後5時まで)またはファクシミリ、電子メール(10日の午前0時から19日の深夜12時まで)で申請書を提出してください。
  • 締切日:19日
    締切時刻:窓口は午後5時まで。
    ファクシミリ、電子メールは深夜12時まで。
  • 窓口での申請書の提出は営業日の午前9時から午後5時まで受け付けます。
    ファクシミリ、電子メールでの提出は、初日の午前0時以降にあすぴあで受信したものを、営業日の午前9時から午後5時までの間に確認できた時点で、受信した順に受付けます。
  • 電話仮予約は、初日は午後1時から、初日の翌日以降の営業日は午前9時から、いずれも午後5時まで受付けます。
    ※仮予約については利用基準、利用の手引きをご覧ください。
備考
  • 申込みには所定の「利用申請書」を使用してください。
    申請書は窓口で配布する他、ホームページからダウンロードしてご利用になれます。
  • 20日(休業日の場合は翌営業日)10時に、職員が抽選を行います。希望者は、抽選に立ち会うことができます。
  • 申込団体宛に「結果通知」を発送します。
  • 抽選後の予約状況をホームページに掲載します。
  • 窓口で申し込む場合は、申請書を記入して「利用承認書」を受け取ってください。
  • ファクシミリ、電子メールで申し込んだ場合は「結果通知」をお送りします。来館時に登録証と合わせて窓口に提示し「利用承認書」を受け取ってください。
申請が承認された場合、後日「結果通知」と「登録証」を窓口に提示して「利用承認書」を受け取ってください。利用当日でも結構です。
ご利用にあたっては「登録証」「利用承認書」を窓口に提示してください。

 

<抽選申込期間一覧>
利用月 手続きの期間 利用月 手続きの期間
1月分 11月10日~19日 7月分 5月10日~19日
2月分 12月10日~19日 8月分 6月10日~19日
3月分 1月10日~19日 9月分 7月10日~19日
4月分 2月10日~19日 10月分 8月10日~19日
5月分 3月10日~19日 11月分 9月10日~19日
6月分 4月10日~19日 12月分 10月10日~19日


(2)「利用承認書」の交付
①「結果通知」で利用可なコマの通知を受けとった団体は、利用当時までの間に窓口に「結果通知」と「登録証」を提示して「利用承認書」を受け取ってください。
②窓口で先着申込みをした場合はその場で承認書をお渡しします。

(3)利用当日の手続き
①「会議室等利用団体登録証」と「結果通知」を窓口に提示して「会議室利用報告書」用紙を受け取ってください。
②利用終了後は部屋を整頓し、「会議室利用報告書」に記入して窓口にお出しください。

(4)キャンセル
キャンセルをする場合は、できるだけ早く支援センターに連絡をしてください。無断キャンセルをくり返すと、利用を制限することがあります。

(5)特例(3か月前からの予約受付)
講師等、団体の外部者との事前調整や長期的な広報活動などが必要であることが資料などで確認できるものについては、1団体、年1回、連続3コマまでに限り、3か月前からの予約を受け付けます。個別に判断いたしますので、申込み前に余裕をもってご相談下さい。

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